Bij het Clustersecretariaat werken vier collega’s die ervoor zorgen dat in de clusters alles op rolletjes verloopt. Ze ondersteunen de clustermanagers en beheren hun agenda’s. Een flink deel van hun werk bestaat uit het plannen van bijeenkomsten en overleggen.
Wist je dat zij per dag zo’n 30 afspraken aanmaken in onze Outlookagenda’s? En dat 80% van deze afspraken opnieuw moet worden ingepland, omdat de persoonlijke agenda’s vaak niet goed zijn ingevuld? Daarom wat tips die iedereen kunnen helpen:
- Zorg dat vrije dagen in jouw agenda staan en vink ‘niet aanwezig’ aan -> dan is dat zichtbaar in de planningsassistent en lukt het vaker om in één keer een goed moment te kiezen.
- Werk je thuis of ergens anders? Plan dat ook in en vink ‘werkt ergens anders’ aan
- Krijg je een vergaderverzoek? Kies dan altijd voor accepteren/weigeren/voorlopig én voor ‘antwoord verzenden’ -> dan kan degene die je uitnodigt dat direct zien en dat komt ook bij de vergadering te staan.
- Kun je niet op het voorgestelde moment? Geef dan ook een reden. Als je op een vaste dag op een andere locatie werkt bijvoorbeeld, weet het secretariaat direct dat er voor een andere dag gekozen moet worden.
Wanneer we dit allemaal doen, wordt het inplannen van afspraken voor iedereen makkelijker!
